Ordnung im Büro: 5 effektive Tipps

Ordnung im Büro“Ein Genie beherrscht das Chaos.” Sicherlich mag diese alte “Volksweisheit” ihre Daseinsberechtigung haben. Aber bitte nicht gerade dann, wenn es um die Ordnung im Büro oder im Homeoffice geht.

Denn nicht nur, dass ein aufgeräumtes Büro einfach schöner aussieht. Ein sauberer, gepflegter Arbeitsplatz trägt vielmehr auch zur Motivationssteigerung bei. So macht die tägliche Arbeit im Büro einfach mehr Spaß!

Täglich nur 5 Minuten aufräumen – das ist das Ziel

Unordnung, Chaos und riesige Papierberge können einem die Freude an der Büroarbeit richtig vergällen. Viel schöner ist es dahingegen doch, sich morgens an einen sauberen, top sortierten Schreibtisch zu setzen und das Tagwerk in Angriff zu nehmen. Hier kommen die 5 besten Tipps, um endlich Ordnung ins Büro zu bringen:

  1. Einmal durchgreifen und “Butter bei de Fische”: Auch wenn es zunächst ein wenig Überwindung kosten mag, so lohnt es sich doch, Putzlappen, Staubsauger, Wischer, Papierkorb und Reinigungsmittel zur Hand zu nehmen und die Aufräumaktion in Angriff zu nehmen. So werden zunächst die Aktenordner, Briefe, Schriftstücke und all der ganze Kleinkram auf den Boden gelegt. Dann wird die nun freie Arbeitsfläche gründlich mit einem feuchten Tuch gereinigt. Bei der Gelegenheit können gleich auch der Rechner und die übrige Hardware sowie die Schreibtischlampe etc. kräftig abgestaubt werden.
  2. Die Unterlagen, die nun auf dem Boden verteilt sind, werden im folgenden Schritt aussortiert. Auch, wenn das auf den ersten Blick nach sehr viel Arbeit aussieht: es lohnt sich. Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, können in die Ablage P geworfen werden. Gegenstände, die unbrauchbar oder unnötig sind, wandern ebenfalls in den Papierkorb. Dokumente, die noch nicht in Ordnern sortiert waren, sondern irgendwo im Papierberg auf die Bearbeitung gewartet haben, dürfen spätestens jetzt in den entsprechenden Aktenordner geheftet werden. Um Ordnung zu schaffen, gibt es unzählige Helferlein in gut sortierten Online-Shops für Bürobedarf wie aw-print.de.
  3. Sämtliche Zettel, die am Bildschirm oder auf der Schreibtischunterlage kleben, sollten geprüft und auf ihre Relevanz hin gecheckt werden. Sind Termine darauf vermerkt? Dann gilt es, diese möglichst in einem elektronischen Medium abzuspeichern. Wichtig ist es diesbezüglich außerdem, private und geschäftliche Termine möglichst nicht getrennt voneinander zu sichern. Schließlich kann sich selbst der oder die beste Office-Manager/in nicht zweiteilen. Wer private Verpflichtungen hat, kann sich zeitgleich nur schwerlich mit geschäftlichen Terminen befassen. Diese Neustrukturierung persönlicher und geschäftlicher Verabredungen wird sich schon bald als echter Zeitersparnis-Faktor erweisen. Es entstehen sogar Pufferzonen, die insgesamt sogar mit einer höheren zeitlichen Flexibilität einhergehen.
  4. Wer alle wichtigen Termine von der Kladde in den e-Kalender im Smartphone oder dergleichen überträgt, der wird in Zukunft ganz sicher viel Zeit und Nerven sparen. Denn dank der modernen Technologien werden die dort gesicherten Termine und Daten garantiert nicht mehr vergessen, sofern zuvor die Erinnerungsfunktion implementiert wird. Wenn es in Folge dessen endlich gelingt, künftig keine wichtigen Verabredungen zu vergessen und pünktlich zum Termin zu erscheinen, dann wird sich dies – wenn auch nur unterschwellig – auf die allgemeine Motivation positiv auswirken. Zuverlässigkeit und Genauigkeit zahlen sich eben aus. Verschwendete Zeit oder versäumte Termine hingegen sind ein echtes Ärgernis und sorgen überdies nicht unbedingt für Wohlwollen beim (potenziellen) Kunden, Auftraggebern oder Geschäftspartnern.
  5. Die Unordnung ist weg, der Schreibtisch ist sauber und das Büro – inklusive Schubladen, Ordnern, Ablagesystemen und Co. – macht insgesamt einen sauberen und ordentlichen Eindruck? Prima. Damit das auch so bleibt, bietet es sich an, von nun an gänzlich neue Wege zu gehen. So ist es ratsam, zunächst eine Prioritätenliste zu erstellen und entsprechende Neuanschaffungen zu tätigen. Die Prioritätenliste sollte all jene Aspekte beinhalten, die mit Blick auf die Beibehaltung der Ordnung sowie hinsichtlich einer motivierten und damit erfolgsorientierteren Arbeitsweise von Bedeutung sind. Welche Aufgaben sind kurz-, mittel- und langfristig zu erledigen? Diese und andere Fragen sollten in der Prioritätenliste explizit aufgeführt und mit der Zeit sukzessive abgearbeitet werden. Was die Neuanschaffungen betrifft, so ist hier in erster Linie von einem neuen Tablett oder einem besonders hochwertigen Kalender die Rede. Warum hochwertig? Weil dies in Bezug auf die Wertigkeit der in Zukunft zu erledigenden Arbeitsabläufe grundlegend ist. Würde stattdessen eine unscheinbare Billig-Mappe verwendet werden, so besteht die Gefahr, dass diese über kurz oder lang zur Nebensache wird – und schon bald wieder unter einem riesigen Papierberg auf dem Schreibtisch verschwindet.

Fazit

Grundsätzlich gelingt es durch zwei Faktoren, für Ordnung im Büro zu sorgen – und diese auch langfristig zu halten. So ist es zunächst einmal erforderlich, den sprichwörtlichen inneren Schweinehund zu überwinden und das Büro einmal von Grund auf zu säubern. Schon allein dies kann eine echte Befreiung sein, und ein wahrer Motivationsschub noch dazu.

Darüber hinaus genügt es im weiteren Verlauf, sich täglich nur noch fünf Minuten mit der Ordnung im Homeoffice zu befassen. Wichtige Termine werden im elektronischen Kalender abgespeichert. Dokumente, die nicht sofort bearbeitet werden müssen, werden im Ablagekorb deponiert. Alles, was bereits erledigt ist, wird unmittelbar danach in die dafür vorgesehenen Ordner einsortiert. So ist es letztlich nur noch ein minimaler Aufwand, die neuen Strukturen im Büro beizubehalten und ab sofort mit mehr Freude und Motivation der Arbeit nachzugehen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.