Die optimale Gestaltung der Ressource Zeit

Ressource ZeitFür jeden Menschen steht die Ressource Zeit in begrenztem Umfang zur Verfügung. Oft wird diese wertvolle Ressource verschwendet.

Viele Menschen sehen sich im Laufe der beruflichen Karriere, oft bereits während des Studiums, einer Lawine an unerledigten Aufgaben gegenüber. Die Fehlerquote steigt. Die Gefahr des Ausbrennens wird immer größer. Höchste Zeit, sich intensiv mit dem Thema Zeit als endliche Ressource auseinanderzusetzen.

Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Methoden des Zeitmanagements bietet spezielle Literatur, mit der Interessierte bereits im Vorfeld der Auseinandersetzung mit dem Thema Zeit ihr Wissen vertiefen können.

Im ersten Schritt in der Auseinandersetzung mit Thema Zeitmanagement steht die Analyse des aktuellen Zustands. Dies ermöglicht einen Überblick über die bestehende Situation. Eine sehr gute Methode zur Darstellung komplexer Themen ist die Verwendung des bekannten Mind-Mappings. Die erstellte Mind-Map präsentiert detailgetreu die aktuelle Zeitplanung. Nicht vergessen werden darf das Notieren der benötigten Zeit für jede Tätigkeit. Für einen aussagekräftigen Überblick über die investierte Zeit in die unterschiedlichen Aktivitäten wird die Mind-Map über einen bestimmten Zeitraum hinweg regelmäßig angefertigt.

Neben Mind-Mapping, das sich vorwiegend für die Analyse der Ist-Situation eignet, gibt es unterschiedliche Methoden zur Planung von beruflichen Projekten, persönlichen Lebenszielen und zur Optimierung des täglichen Arbeitsablaufes. Jede Zeitplanung erfolgt grundsätzlich schriftlich. Sie bildet die zuverlässige Basis für jede Art von Planung.

Eine dieser Strategien ist die Zeit-Strategie oder Salami-Taktik. Im Rahmen dieser Vorgehensweise werden realistische Ziele formuliert, die in einem bestimmten Zeitraum realisiert werden. Vor allem bei langfristigen Projekten und Zielen ist die Einteilung in Teilprojekte mit eigener Zeitschiene und definierten Unterzielen hilfreich.

Ebenfalls bewähren konnte sich in den letzten Jahren die Fifty-Fifty-Regel. Im Rahmen dieser Vorgehensweise werden nur 50% der Zeit verplant. Der Rest der Zeit wird für unvorhergesehene Aktivitäten frei gehalten. Vorteil dieser Planungsstrategie ist die Flexibilität, die sie bietet. Kommt es zu unvorhergesehenen Störungen oder wird für einen Termin oder eine Tätigkeit mehr Zeit benötigt, werden Frust und unnötiger Stress weitestgehend vermieden. Das Ergebnis ist eine geringere Fehlerquote in den Ergebnissen.

Das Pareto-Prinzip hat nicht nur in der Identifizierung der wichtigsten Kunden oder Produkte seine Berechtigung. Es findet auch im Zeitmanagement seine erfolgreiche Anwendung. Dieses 20:80 Verhältnis fordert dazu auf, Prioritäten zu setzen. Laut statistischer Aussage bringen nur 20% des Arbeitseinsatzes 80% des Ergebnisses. Dies bedeutet, dass im Rahmen des persönlichen Zeitmanagements die 20 wichtigsten Prozent aus dem gesamten Tätigkeitsbereich zu filtern und diese mit höchster Priorität zu bearbeiten. Mit dem Thema Priorisierung setzt sich auch die Eisenhower-Methode auseinander. Bei diesem Prinzip erfolgt die Aufteilung der Aufgaben in vier Gruppen in der Kombination “wichtig oder unwichtig, eilig oder nichteilig”.

Zu den täglich durchgeführten Methoden zählt die A-L-P-E-N-Methode. Mit dieser Methode werden alle an diesem Tag anfallenden Tätigkeiten notiert und der benötigte Zeitaufwand jeder Tätigkeit eingeschätzt. Im Anschluss daran kommt die Entscheidungsphase in Bezug auf die Priorität und Möglichkeiten, eine Aufgabe zu delegieren. Für jede Tätigkeit wird mehr Zeit kalkuliert als benötigt, um einen Zeitpuffer zu generieren. Am Ende des Tages wird die Auflistung einer Nachkontrolle unterzogen.

Jede der vorgestellten Methoden ist zielführend, da bereits durch die Auseinandersetzung mit der Ressource Zeit Prioritäten gesetzt werden. Nicht jede Methode passt zu der Persönlichkeit eines Menschen oder dessen Aufgabenbereich. Höchste Priorität hat jedoch die Bereitschaft zur Analyse der Ist-Situation und des organisierten Umgangs mit dem kostbaren Kapital Zeit. Nur dann sind alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche berufliche Karriere gegeben, die jeden Tag neu motiviert und Geist und Körper fit hält.

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